De ketendialoog of ‘waar moeten we het eigenlijk met elkaar over hebben?‘

Weblogbericht | 05-02-2020 | Menno Aardewijn

In mijn eerste blog over ketensamenwerking stond het belang van ketenconferenties centraal. Op zo’n conferentie vinden ketenpartners vaak pas de rust om eens goed met elkaar over de keten in gesprek te gaan, zonder daarbij gehinderd te worden door de hectiek van alledag. Ook ging ik in op het feit dat het organiseren van zo’n conferentie tegenwoordig al een krachttoer op zich is, omdat de agenda’s van de ketenpartners nauwelijks ruimte bieden. Het lijkt verstandig om ook daar eens met elkaar bij stil te staan. We hebben de ketensamenwerking blijkbaar zo georganiseerd dat de gezamenlijke reflectie en ideeënvorming over de ontwikkeling van de keten een bijzaak is.

Stel echter dat het, ondanks alle belemmerende factoren, toch lukt om de ketenpartners bij elkaar te krijgen, wat ga je dan op zo’n conferentie doen? Wat zeker geen aanbeveling is, maar wel vaak gebeurt, is dat het programma van zo’n conferentie van begin tot eind wordt gevuld met sprekers; meestal mensen uit de wetenschap of ervaringsdeskundigen uit andere ketens. De deelnemers worden dan gevoed en vermaakt met inspirerende ideeën over de ideale ketensamenwerking en met wat ze vooral niet moeten doen. Dat is leuk en leerzaam, maar het nadeel is dat op dit soort conferenties nauwelijks tijd is ingeruimd voor goede kennismaking en dialoog, op de Q&A na dan. Na de afsluitende conclusies, de borrel en de goodiebag met een stressbal gaat iedereen dan gewoon weer zijn weg in de dubieuze veronderstelling dat de ketensamenwerking een nieuwe impuls heeft gekregen en dat, als iedereen de nieuwe ideeën ter harte neemt, het vanaf morgen wellicht beter gaat.

Dit soort conferenties, hoe inspirerend en nuttig ook, zijn niet de conferenties die nodig zijn om als ketenpartners echt met de ontwikkeling van de keten aan de slag te gaan. Uit ervaring blijkt dat een andere formule veel beter werkt: houd het programma zo open mogelijk en gebruik de conferentie als een keten-brede ontmoetingsplek om met elkaar in gemengde groepen op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau in gesprek te gaan over wat er in de keten speelt. Een korte motiverende inleiding door een externe spreker is natuurlijk prima, maar daarna is de tijd, de ruimte en het woord aan de ketenpartners zelf. In het begin is dat meestal even wennen voor de deelnemers. De ervaring leert gelukkig dat de aanvankelijke ongemakkelijkheid met die oningevulde ruimte snel verdwijnt als het gesprek eenmaal op gang komt. Begin eens met de vraag: ‘waar moeten we het eigenlijk met elkaar over hebben?’ en in ‘no time’ barst het los. Dan gaat het niet meer om verhalen ‘hoog over’, maar om de dingen die mensen dagelijks bezighouden en waar het werkelijk in de keten om draait.

De losse structurering van dit soort open conferenties vindt voorafgaand aan zo’n conferentie plaats. Ook dat gebeurt in gezamenlijkheid die per definitie het uitgangspunt zou moeten zijn voor alle ketenactiviteiten. De keten opereert als ‘one intelligence’. De conferentie zelf is een ‘open space’ evenement dat door de dagvoorzitter, conform de afspraken, wordt gefaciliteerd en bewaakt. De invulling van de rol van de gastheer of gastvrouw is vooral bepalend voor het gedrag op de conferentie. Deze nodigt de deelnemers bij de opening uit om de ruimte te gebruiken om elkaar zowel persoonlijk als zakelijk beter te leren kennen, naar elkaar te luisteren, zich in elkaars wereld in te leven, de synergie te zoeken, de diversiteit te omarmen en vooral van elkaar te leren. Bij deze conferenties gaat het niet zozeer om het gebruikelijke ‘vergaderen’, maar om een open dialoog over de keten, van mens tot mens. De mensen vormen de essentie van de keten; de rest is, hoe indrukwekkend ook (denk aan ICT) slechts een middel. Die keten-dialoog die zo ontstaat, is niet alleen gericht op het uitwisselen en begrijpen van elkaars standpunt. Het gaat ook over het kweken van een goede sfeer, respect en empathie tussen de ketenpartners. En vooral om het genereren van de wil om gezamenlijk iets op te bouwen waar de samenleving baat bij heeft en alle stakeholders trots op kunnen zijn. In die zin gaat een dialoog nog een stap verder dan een goed gesprek.

De uitkomsten van dit type conferenties staan nooit van te voren vast. Er is ruimte voor nieuwe ideeën, ook als die afwijken van het bestaande. Voor veel ketenpartners is ook dat even wennen omdat er, zeker in het begin van de samenwerking, op de achtergrond de instinctieve vrees aanwezig is om te moeten inleveren. Dat gaat pas over naarmate het vertrouwen groeit en precies daarvoor zijn deze conferenties bedoeld. Het gaat in eerste instantie om verdiepte respectvolle relaties tussen de ketenpartners en een krachtige ketencultuur waarin alles besproken kan worden, het win-win denken centraal staat en gezamenlijk gezocht wordt naar versterking van de gehele keten. Daarmee groeit het vertrouwen en de wil om bij de samenwerking ook op inhoudelijk en procedureel vlak ‘common ground’ te vinden. Het is een besturingsaanpak die energie geeft; die een eenzijdig technisch-instrumentele aanpak overstijgt en niet verzandt in het gebruikelijke onbegrip en gedoe. De weg naar goede ketensamenwerking loopt, waar ik ook kom, altijd via die poort van de moedige en zuivere dialoog.