Verbetering gegevenskwaliteit door (meer) samenwerking in de loonaangifteketen
Weblog
De verbetering van de gegevenskwaliteit door meer samenwerking aan de voorkant van de loonaangifteketen is op het OSWO Jaarcongres in november prominent op de agenda geplaatst, met name in de inleiding door Peter Veld, DG Belastingdienst.
In mijn eigen inleiding op het Forum Kwaliteit van het Afnemersoverleg in februari heb ik bijzondere aandacht gevraagd voor ook meer samenwerking aan de achterkant van de loonaangifteketen. Daarnaast zijn in deze discussiegroep de afgelopen periode ook meerdere lezenswaardige opmerkingen over het onderwerp samenwerking in de loonaangifteketen verschenen.
Toename van de gegevenskwaliteit
In de interne voortbrengingsprocessen van zowel de Belastingdienst als UWV was de komende jaren voorzien in forse investeringsplannen op automatiseringsterrein, die de gegevenskwaliteit zouden doen toenemen. Een van de gevolgen van die plannen is geweest dat er sprake was van gedeelde aandacht. Kwaliteitsdenken enerzijds door verbetering van het interne voortbrengingsproces, anderzijds door intensievere samenwerking met de voor- en met de achterkant van de loonaangifteketen (en in de meest ideale situatie het dichter bij elkaar brengen van voor- en achterkant) streden met elkaar om voorrang en deden een groot beroep op het absorptievermogen van de keteneigenaren.
Investering
Inmiddels is duidelijk dat door taakstellingen zowel bij de Belastingdienst als bij UWV de investering op het voortbrengingsproces of vooralsnog niet doorgaat (ontvlechting van gegevens en processen in het massale proces van de Belastingdienst) of minder vernieuwing op de sturing van gegevenskwaliteit teweegbrengt dan in eerste instantie voorzien was (Polisadministratie). Jammer maar onontkoombaar. Als positief en relativerend verhaal vertel ik wel eens dat we dan tenminste niet dezelfde soms onvoldoende kwalitatieve gegevens nog efficiënter vervoeren van inhoudingsplichtige naar afnemer.
Opmerkingen over meer samenwerkingen
Hieronder enkele van jullie opmerkingen over meer samenwerking in de keten en over gegevenskwaliteit die ik niet onbenoemd wil laten:
• de onderlinge schakels moeten van elkaar weten wat en waarom er wat van hen (en hun deel van de keten) verwacht wordt. Hiervoor is inzicht in de gehele keten van essentieel belang. Er zal immers regelmatig sprake zijn van een spanningsveld tussen de verschillende actoren in de keten, zowel in doelen als in middelen. Juist tegenstrijdige belangen maken ketensamenwerking essentieel. Voor zover nog niet gebeurd, moeten ketenpartners uit de loopgraven komen van waaruit ze elkaar eerst begluurden
• er moet besef zijn dat de basis van de loonadministratie niet meer en niet minder is dan het voeren van een correcte administratie. Dit is iets anders dan er gebruik van maken voor gegevensaanvoer, aangepast aan de wensen van de afnemers van de polis, hoe belangrijk ook. Dit betekent dat de discussie niet alleen gevoerd moet worden door de afnemende partijen. Kunnen afnemers niet aanschuiven bij het OSWO-overleg? Of is dit niet het gepaste overleg? In ieder geval moet de voorkant wat met de achterkant hebben (en omgekeerd)
• de datakwaliteit kan omhoog als er meer voorlichting/communicatie plaatsvindt naar de inhoudingsplichtigen over het belang van de verschillende gegevens voor de afnemers (eigenlijk voor de burgers die gebruik maken van de gegevens voor uitkeringen, toeslagen, pensioenen en andere inkomensafhankelijke regelingen). Dat geldt ook voor voorlichting/ communicatie over het belang dat de gegevens hebben voor Nederlandse en Europese statistieken. Soms zijn gegevens niet direct van belang voor de lonen, dus moet e.e.a. vergezeld gaan van een nadere toelichting. De BV Nederland is belanghebbende
• vaak wordt gedacht dat verschillen in tijdvakken (jaarbasis vs-tijdvak) vergelijken onmogelijk maakt. Kwaliteitssignalen zijn altijd de moeite waard om er met vertegenwoordigers van de voorkant én de achterkant samen met de keteneigenaren eens in te duiken
• overleg is meer dan praten over platte wetteksten of over voorschriften alleen,zonder aandacht voor de achterliggende redenen. Zo voorkom je interpretatieverschillen in wet- en regelgeving niet.
Communicatie is de sleutel
Tot zover een aantal citaten van jullie over meer samenwerking in de keten. Alleen door met elkaar te communiceren brengen we elkaar en de loonaangifteketen verder. Overigens is er naar mijn stellige overtuiging geen inhoudingsplichtige, die (fraude uitgezonderd, maar daar hebben we onze toezichts- en opsporingsorganisatie voor) bewust foutieve gegevens verstrekt. Als het al gebeurt, is er sprake van interpretatieverschillen, onbekendheid en ongemak in relatie tot de loonadministratie. Om voor zichzelf administratieve lastenverlichting te bereiken wil iedere inhoudingsplichtige het in één keer goed doen!
Structureel investen in de voor- en achterkant van de loonaangifteketen
Het blijkt dat het voor de loonaangifteketen van het grootste belang is om structureel te investeren in de voor- en achterkant. Goede communicatie en voorlichting over gegevensspecificaties en reken- en herleidingsregels zijn hierbij een absolute must. Alle overleg moet proactief plaatsvinden, in de actualiteit. Departementen en uitvoeringsorganisaties maar ook de stakeholders aan de voor- en achterkant moeten hierbij aan een tafel zitten. Ook om te praten over wat door sommigen nog als probleem gezien wordt, maar dat volgens anderen niet meer is. Ik denk hierbij onder andere aan de discussie over aantallen gegevens in de gegevensset in relatie tot administratieve lasten, performance en opslagkosten. De politiek is zeker ook een belangrijke stakeholder om ons te behoeden voor lastige of zelfs onoverkomelijke uitvoeringsproblemen.
Komt alles op z'n pootjes terecht?
Wat de gegevensspecificaties en de reken- en herleidingsregels betreft, hebben we de afgelopen periode goede afspraken met elkaar gemaakt. Rest slechts de uitvoering is dan vaak de geijkte opmerking, zich niet realiserend dat er daarna nog veel noeste arbeid verricht moet worden, voordat alles goed op zijn pootjes terecht komt. Op dit moment liggen we nog op planning, ook aan de gewenste competentieverbetering intern bij de Belastingdienst is hard gewerkt.
Steeds meer overleg en interactie
Het overleg met de softwareontwikkelaars is de afgelopen jaren in wederzijds goede samenwerking steeds verder verbeterd. Bij de Belastingdienst Centrale Administratie OSWO zijn er fulltime acht professionals bij betrokken, er is een goed functionerend klankbord, er zijn veel actieve werkgroepen, er is een community, een servicedesk, een testservice en een druk bezocht Jaarcongres. Als externe partners participeren de softwareontwikkelaars hierin op een voortreffelijke manier. Chapeau.
Met salarisadministrateurs en fiscale intermediairs is recent (opnieuw) overleg geïnitieerd over de vraag hoe verdergaande samenwerking het beste vorm kan krijgen. Convenantsafspraken (net als bij grote inhoudingsplichtigen: hoe kunnen we gegevenskwaliteit hierin een plaats geven?), intermediairdagen, gebruik van auditfiles en onderzoek van softwarepakketten maken hier onder andere deel van uit, maar ook betrokkenheid van ketenpartners bij opleidingen en communicatie via fiscale periodieken. Verbreding is bij alle ontwikkelingen een leidend begrip. Als afgeleide van het Business Control Framework is het Tax Control Framework ontstaan. Volgt straks het Data Control Framework?
Intensivering en verdieping van het overleg
Waar in de voortbrengingsketen intern de informatiemanagementafdelingen van UWV en de Belastingdienst de kar trekken, zijn bij laatstgenoemde ontwikkelingen OSWO, AGL (Analyseteam Gegevenskwaliteit Loonaangifte), LTO (Landelijke Toezichtsorganisatie), de Kennisgroepen Loonheffing en Vaktechniek Controle en EDP audit, de landelijke uitvoeringsorganisatie loonheffing, de regionale fiscaalorganisatorische aanspreekpunten loonheffing,de medewerkers accountmanagement van UWV en van gegevenskwaliteit Belastingdienst Centrale Administratie en UWV belangrijke spelers. De afnemers zijn zoals gezegd vertegenwoordigd in het Afnemersoverleg (AOL) en in het Forum Kwaliteit. Individueel heeft UWV Gegevensdiensten ook overleg met afnemers. Momenteel wordt er nagedacht over de vraag hoe het Afnemersoverleg beleidsmatig meer invloed kan krijgen en of er tactisch en operationeel niet een soort organisatie zou moeten komen, die (deels) vergelijkbaar is met die aan de voorkant van de loonaangifteketen. Ten opzichte van de huidige situatie zou dit een intensivering en verdieping van het huidige overleg betekenen. In het kernteam van 28 juni en het Afnemersoverleg van 4 juli staat dit onderwerp op de agenda.
De keten is rond
Als er een enigszins vergelijkbare opzet aan de achterkant komt, zoals die naar tevredenheid al functioneert aan de voorkant, wordt de wens van velen vervuld om voor- en achterkant van de loonaangifteketen -met als coördinerende partijen de keteneigenaren- op een logische en gestructureerde wijze aan elkaar te verbinden. De keten is dan rond. In de meest vergaande opzet zitten dan voor-en achterkant echt bij elkaar, met de Belastingdienst, UWV en het CBS overleggend over beleidsmatige, tactische en operationele onderwerpen die voor iedereen in de loonaangifteketen van groot belang zijn.
De verbetering van de gegevenskwaliteit door optimale samenwerking in de loonaangifteketen is dan een feit. Een nieuwe fase kan zijn intrede doen. Dat het interne voortbrengingsproces, vanwege taakstellingen bij de Belastingdienst en UWV, de loonaangifteketen later van nieuwe impulsen voorziet ,wordt dan minder 'rampzalig'. Het biedt zelfs nieuwe kansen, deze grijpen in plaats van in problemen te denken geeft meer energie. De 'software' (aandacht voor partners, relaties, contacten) wordt belangrijker dan de 'hardware'.
Ik ben benieuwd wat jullie van dit vooruitzicht vinden.
Mart Driessen