Wijzigingen in de gegevensset van de loonaangifte

Toetsing

Door het kernteam loonaangifteketen zijn afspraken gemaakt over de aanpassing van de gegevensset. Wijzigingsvoorstellen worden getoetst op de gevolgen voor de uitvoeringspraktijk. Ook wordt een extern verzoek om de gegevensset aan te passen beoordeeld op het maatschappelijk belang en wat het betekent voor:

• (extra) inspanningen van de inhoudingsplichtigen bij de loonaangifte.
• de softwareleveranciers.
• de Belastingdienst en UWV.
• de afnemers van gegevens.

Een gegeven kan alleen aan de gegevensset worden toegevoegd als het nodig is voor de uitvoering van de taken van de keteneigenaren (het CBS, de Belastingdienst en/of UWV). De nieuwe rubriek moet onderdeel zijn van de bestaande personeels- en salarisadministratie van inhoudingsplichtigen en niet leiden tot onevenredige extra administratieve taken of kosten voor werkgevers, salarisverwerkers en de Belastingdienst en UWV. Daarnaast mag de aanlevering van het nieuwe gegeven niet leiden tot weigering of uitval in de verwerkingsprocessen bij de Belastingdienst en UWV.

Wensen

Binnen bovenstaande spelregels inventariseren afnemers hun wensen, en verzamelen ze informatie . In deze fase is het vooral belangrijk om de exacte informatiebehoefte vast te stellen en de wensen heel concreet te formuleren. Een eerste toelichting op de noodzaak is vereist, net zoals het onderzoeken van andere mogelijkheden om aan de informatie te komen. Vervolgens oriënteren de afnemers zich op uitvoeringsniveau bij de Belastingdienst en UWV op haalbaarheid van de voorstellen. Met de ministeries van Financiën en Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) is er een oriëntatie op de wettelijke haalbaarheid. [HG1] In deze fase is nog geen sprake van besluitvorming. Met de verzamelde informatie kunnen de afnemers  in het Afnemers Overleg Loonaangifteketen (AOL) wel een besluit te nemen over de indiening van wijzigingsvoorstellen bij de eigenaren van de loonaangifteketen.

Voorlopige vaststelling gegevensset

Op de conceptversie kunnen stakeholders reviewopmerkingen indienen. De Belastingdienst is verantwoordelijk voor het beheer en de regie rond de gegevensset en verwerkt deze reacties. De wijzigingen inclusief achterliggende commentaren en reacties worden geagendeerd voor het beleidsoverleg van begin maart. Dit is een overleg waar de keteneigenaren maar ook het ministerie van Financiën en SZW aan deelnemen. In dit overleg vindt de afstemming tussen de betrokken ministeries plaats op de wettelijke aanpassingen in de loonaangifte en worden knelpunten besproken. Naar aanleiding van dit overleg zorgt de Belastingdienst voor een baseline-aangifteset, die inclusief mogelijke knelpunten voorgelegd wordt aan de staatssecretaris. Het ministerie van SZW informeert gelijktijdig de eigen minister over de knelpunten, zodat politieke besluitvorming kan plaatsvinden. Uitgangspunt daarbij is om per 1 april een politiek afgestemde eerste versie te hebben die aan alle softwareontwikkelaars bekend wordt gemaakt.

Wijzigingsvoorstellen

Wijzigingsvoorstellen van de gegevensset komen vanuit de afnemers, wetgeving of vanuit de loonaangifteketen zelf. De keteneigenaren inventariseren deze voorstellen, beoordelen de voorstellen op de noodzaak en haalbaarheid en starten vanaf oktober T-2 (in het tweede jaar voorafgaand aan het jaar (T) waarvoor de wijziging bedoeld is) met de voorbereidingen voor de jaarovergang ten behoeve van jaar T. [HG2] De voorstellen worden met een aantal softwareontwikkelaars besproken en de impact op processen en documentatie bij de Belastingdienst en UWV worden in beeld gebracht. Denk hierbij aan het Handboek  Loonheffingen en de gegevensspecificatie (de technische en inhoudelijke beschrijving van de gegevensset die door softwareontwikkelaars wordt gebruikt om softwarepakketten voor de loonaangifte te bouwen).

Medio februari T-1 wordt de conceptversie van de gegevensspecificatie ter review aangeboden aan de volgende belangrijke stakeholders:

• de ketenpartners: het CBS, UWV en de Belastingdienst.
• de softwareontwikkelaars van salarispakketten via het Klankbordoverleg Salaris van B/CA-OSWO.
• de afnemers van gegevens van de loonaangifteketen, vertegenwoordigd in het Afnemersoverleg (AOL).
• de ministeries van Financiën en SZW.

Wijzigingen gegevensset na 1 april als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving

Na 1 april T-1 worden alleen nog wijzigingen op de gegevensset doorgevoerd op grond van wet- en regelgeving. De ministeries van Financiën en SZW, de Belastingdienst en UWV signaleren of/welke wijzigingen noodzakelijk zijn, dit gaat door middel van een uitvoeringstoets. Nieuwe wijzigingen voorgesteld ná 1 juli, die zouden leiden tot aanpassingen in de loonaangifte, zijn niet haalbaar per 1 januari.

Al deze wijzigingen worden begin september T-1 in het beleidsoverleg voorgelegd aan de betrokken partijen. In geval de gegevensset afwijkt van de eerste versie, dan wordt de hele afstemmingsprocedure tot en met instemming van de staatssecretaris van Financiën en afstemming met de minister van SZW opnieuw gevolgd. Deze set wordt per 1 oktober bekend gemaakt aan de softwareleveranciers en ter informatie aangeboden aan het kernteam van de loonaangifteketen.

Publicatie Regeling gegevensuitvraag loonaangifte

Uiterlijk in december T-1 publiceert de staatssecretaris van Financiën de Regeling gegevensuitvraag loonaangifte. SZW verzorgt de aanpassing en publicatie van het SUWI-besluit. Dan is het wijzigingsproces afgerond en kan het nieuwe belastingjaar van start gaan.

De gehele regeling treft u hier aan.